Czym jest archiwizowanie dokumentów? Na pozór banalne pytania mają najtrudniejsze odpowiedzi. W poszukiwaniu tej dobrej, odwiedziłem strony zajmujące się branżą. Najlepiej tematykę oddaje chyba http://archive-it.pl/ , która jasno mówi, że archiwizowanie dokumentów to każda czynność zmierzająca do utrwalenia danych, szczególnie istotnych i możliwych do wykorzystania w przyszłości.

 

 

Dane, która można wziąć „na warsztat” są w zasadzie nieograniczone. Najczęściej będą to:

  • faktury,
  • rachunki,
  • zamówienia
  • inne dokumenty księgowe.

Wiele dokumentów, który z pewnością nie ominie archiwizowanie znajduje się we wszelkiego rodzaju instytucjach taki jak wszelkiego rodzaju urzędy gminy, sądy czy urzędy skarbowe. W takich miejscach, co nie powinno specjalnie dziwić, szereg dokumentów, którymi trzeba się zająć jest obrabiany na bieżąco. Bardzo często również w takich miejscach powstają specjalne miejsca, w których następuje archiwizowanie dokumentów. O tym jak przechowywać dokumenty księgowe możemy przeczytać na https://www.biznes.gov.pl/przedsiebiorcy/biznes-w-polsce/rozliczam-podatki/ksiegowosc/przechowywanie-i-archiwizacja-dokumentow-ksiegowych .

 

Dokumenty do archiwizacji i długopis.
Dokumenty do archiwizacji.

 

Niektóre z nich ulegają zniszczeniu, inne zaś są opieczętowywane i odkładane na półki, w taki sposób aby w razie potrzeby można było z nich korzystać. Do tych zadań są specjalnie oddelegowywani pracownicy zajmujący się tylko tym zadaniem. Jednakże w przypadku zniszczenia akt, na przykład akt sądowych potrzebna jest komisja składająca się z kilku osób, na której oczach maszyna tnie papiery.

 

 

Archiwizowanie dokumentów jest pracą bardzo żmudną i męczącą umysłowo. Trzeba być bardzo uważnym, bowiem źle oznaczone dane mogą być później bardzo trudne, bądź nawet niemożliwe do znalezienia. Wszystkie te czynności muszą być wykonywane bardzo starannie i pieczołowicie, bowiem nawet dane, które zostały przeniesione w inne miejsce mogą być kiedyś wykorzystane. To właśnie dlatego archiwizowanie dokumentów to zajęcie które, bardzo często powierzane jest doświadczonym pracownikom, którzy zdają sobie sprawę, jak ważne i trudne zadanie wykonują.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *